Ассоциация директоров по Коммуникациям и корпоративным Медиа России

Вопросы и ответы онлайн конференции по документам прошедшего брифинга от 28 июня 2012 и другим вопросам event индустрии

Дата публикации: 25 июля, 2012

Уважаемые коллеги! 

Предлагаем вашему вниманию видеозапись (не доступна) прошедшего 28 июня 2012 Брифинга Комитета по event-менеджменту АКМР, а также фотографии (не доступны) с этого мероприятия. 

В течение двух недель до 23 июля 2012 года была уникальная возможность задать вопросы членам АКМР, экспертам в области event-менеджемента – по документам, прошедшему брифингу и другим вопросам event индустрии.  

Обсуждаемые документы:

Финансовые вопросы сотрудничества Event комитет

Система оценки мероприятия Event комитет

Проект тендерной процедуры Event комитет

На ваши вопросы ответили:

  • Юлия Медведева,­ генеральный директор, партнер агентства Show&Motion;
  • Светлана Цыганкова, директор по развитию агентства Event Fantasy;
  • Михаил Климанов, управляющий партнёр ООО «Агентство смелых решений «Мы».

Мы ждем от вас предложений и дополнений по e-mail: press@medianews.rucontent@medianews.ru с обязательной пометкой в теме письма «Вопросы членам АКМР».

Будем рады обратной связи от вас!

7. Коллеги! Почему ничего нет про смешенные договора? Почему агентский договор рассматривается только с точки зрения Заказчика?

Для нас как агентства аген. схема более логична и безопаснее, поскольку по договору услуг все расходы - это твои расходы и налоговая может из выкинуть из налогооблагаемой базы (если ей что-то не понравится), к документам по аген. договорам как правило не придираются, клиент принял - значит все ок.

А что же про делькредере ничего не написано в рамках аген. договора? По поводу договор купли-продажи - всю закупку можно оформлять в рамках любого договора, только прописывать "правильно" в приложении и в "теле" договора (тут я думаю больше юристы могут верно сказать).

Владимир Прошко, агентство We CAN group

Event-Комитет при АКМР: Владимир, большое спасибо за вопросы.

Вы абсолютно правы, смешанные договора важны, и мы это учли в комментарии, указанном в сноске 3 к пункту 2 (Альтернативный вариант – Агентский договор). Что касается вычета из налогооблагаемой базы расходов при рассмотрении договора на оказание услуг, то да, абсолютно верно, агентства здесь слабо защищены.

Делькредере1, возможно, следует упомянуть в пункте, посвященному Агентскому договору. Просим выслать Ваше предложение с формулировкой или правкой в соответствующий пункт  документа Комитета. Оно обязательно будет вынесено на обсуждение и согласование Комитетом.

В настоящий момент Комитет совместно с юристами разрабатывает шаблоны для анонсированных в документе договоров. Мы обязательно учтем Ваши комментарии относительно вопросов закупки. Если вы считаете, что надо более глубоко проработать документы, приглашаем Вас прислать конкретные дополнения. Комитет с большим удовольствием их рассмотрит и внесет необходимые правки в документы.

1 ДЕЛЬКРЕДЕРЕ - дополнительное обязательство комиссионера перед комитентом за третье лицо по заключенному договору комиссии. Наличие Делькредере в договоре означает, что комиссионер за особое вознаграждение берет на себя поручительство за исполнение договора третьим лицом и несет материальную ответственность за невыполнение последним обязательства.

6. Какие перспективы у event-отрасли? У event-компании?

Софья Макеева, ивент-менеджер фармацевтической компании

Светлана Цыганкова, директор по развитию агентства Event Fantasy:

Огромные. А если серьезно, то уже сейчас рост рынка (относительно кризисного периода) увеличился на 15-20% . Event, как инструмент воздействия, обладает своей уникальной и востребованной сегодня спецификой – он действительно становится действенным инструментом в управлении персоналом, взаимоотношений с  бизнес-партнерами, продвижения услуг и товаров, решения различных бизнес- задач. Спрос  на яркие идеи и нестандартные решения растет. Заказчики  предпочитают работать с агентствами, способными профессионально сделать мероприятие, решить конкретную бизнес- задачу,  а не штамповать обкатанные истории.

Поэтому   увеличиваются требования к ивент-компаниям, происходит жесткий отбор игроков рынка. Соответственно, нерентабельные и некреативные агентства будут вытесняться.

Юлия Медведева, генеральный директор, партнер агентства Show&Motion:

Перспективы event отрасли в России – это приближение к общепринятым мировым стандартам прозрачности, открытости и честности,  как со стороны Исполнителей, так и со стороны Заказчиков.

Перспективы у event компании могут быть абсолютно разными: от фокусирования на узком event сегменте (например, организация конференций) до вхождения в глобальную event корпорацию с мировым именем. Каждая компания самостоятельно принимает решение о своем стратегическом  развитии.

Михаил Климанов, управляющий партнёр ООО «Агентство смелых решений «Мы»:

Но не стоит забывать, что «зима близко». Год 2008 стал закатом многих компаний – с рынка пропадали сильные игроки, а вместе с ними – и агентства, их обслуживавшие. Сейчас – позитивная динамика и всё хорошо, но нужно жить, отдавая себе отчёт в том, что всё может измениться в любой момент. Мы, ивенторы – часть глобальной бизнес-системы, и поворот любого колёсика в ней может как поднять нас, так и уничтожить.

Поэтому каждый из нас должен чётко знать ответ на вопрос «Что я буду делать, если…»

5. Как искать крупных клиентов? Как выходить на рынок крупных клиентов компаниям с портфолио исключительно мелких проектов?

Заболоцкая Юлия, генеральный директор креативного агентства

Светлана Цыганкова, директор по развитию агентства Event Fantasy:

Мы все когда-то начинали с небольших проектов, набирались опыта и выходили  на крупных заказчиков. Прежде всего, не бояться, выходить с предложениями интересных проектов, которые бы реально отвечали запросам Клиента.  Презентуя себя и проект делать акцент на свой подход к работе и четкую логистику.

Юлия Медведева, генеральный директор, партнер агентства Show&Motion:

Любое большое агентство когда-то было маленьким. Я считаю, что для выхода на рынок крупных клиентов, необходимо найти свое уникальное предложение, которое заинтересует Заказчика и выделит Исполнителя из ряда других претендентов. Это может быть, например, невероятный креатив, нестандартный ресурс и многое другое.

Михаил Климанов, управляющий партнёр ООО «Агентство смелых решений «Мы»:

Одно начинающее агентство без единого проекта в портфолио пришло к крупному корпоративному заказчику и предложило провести мероприятие (конференцию) абсолютно бесплатно. Для проведения конференции агентство использовало внутренний ресурс: площадку бесплатно предоставил знакомый художник в своей галерее, кофе-брейки приготовил владелец кафе, в котором сотрудники агентства обедали… На мероприятие они пригласили представителей ещё нескольких компаний – потенциальных заказчиков. В результате и в портфолио появился проект, проведённый для крупной компании, и потенциальные заказчики удостоверились в качестве работы агентства. С тех пор прошло полгода, и у этого агентства сейчас всё хорошо.

Так что – не надо бояться нестандартных ходов и смелых решений – и проекты появятся, и рынок услышит даже про самое маленькое и «новорожденное» агентство.

4. Зачем нужен ивент-комитет при АКМР тем, кто не является его членами? Почему документы, принятые комитетом, все должны считать правильными?

Кирилл П, креативный директор рекламного агентства

Юлия Медведева, генеральный директор, партнер агентства Show&Motion:

Event-комитет  –  это профессиональная площадка для общения  руководителей event агентств и представителей Заказчиков.

В мировой практике мнение профессионального сообщества является важным аргументом для Заказчиков при выборе  Исполнителей для приглашения в тендеры.  Я уверена, что в  ближайшем будущем мнение event-комитета  станет весомым для Заказчиков и в России.  Потому что мы идем семимильными шагами к профессиональному цивилизованному бизнес сообществу.

Документы, которые  разработал event-комитет, на настоящий момент носят рекомендательный характер. Мы считаем, что они  достаточно продуманы и удобны для использования, ведь их создавали эксперты в event отрасли, основываясь на практическом многолетнем опыте.  Документы основаны на принципах открытости, прозрачности. В них учтены требования, как со стороны Заказчиков, так и со стороны Исполнителей. 

Светлана Цыганкова, директор по развитию агентства Event Fantasy:

Ивент-комитет не масонская ложа, которая определяет правила только для узкого круга людей, входящих в него. На нашем рынке достаточно много проблем и комитет пытается  разработать  общие стандарты работы,  взаимоотношений  между исполнителями и заказчиками, дать действенный инструментарий .   Уже сейчас комитетом разработаны и презентованы рабочие документы, которыми могут пользоваться  все участники ивент- сообщества.  Работа над этими документами велась не только силами ивент-агентств, но и представителями Заказчика. Поэтому они максимально приближены к действительности.  В планах комитета  также проведение ряда мероприятий, как образовательного, так и консультативного характера, что позволит профессиональному развитию агентств.

Михаил Климанов, управляющий партнёр ООО «Агентство смелых решений «Мы»:

АКМР – это отличная площадка для общения между агентствами и корпоративными заказчиками. Мероприятия, организуемые АКМР вообще и ивент-комитетом в частности, позволяют послушать и рассказать о новых трендах на рынке, наладить партнёрские отношения с коллегами-конкурентами, познакомиться с активными представителями клиентов.

И, конечно же, комитет имеет возможность воздействовать на рынок. Собирая мнения со стороны агентств – упорядочивать их, оформлять в документы – и транслировать клиентам.

Скажем так, моя компания от общения с АКМР видит только плюсы. Сначала «Мы» вошли в число победителей конкурса «Ивент-агентство, сертифицированное АКМР», затем съездили на семинар в Швейцарию, где послушали выступления специалистов по корпоративным коммуникациям ведущих международных компаний. В феврале «Мы» приняли решение о вступлении в АКМР – и оказались в гуще работы ивент-комитета. Это путь, доступный каждому агентству. 

3. «Без кого нельзя обойтись? Распределение функционала внутри компании / рабочей группы. Кто за что отвечает? Как правильно выстроить систему мотивации
 

Татьяна Коровина, Кирилл Третьяк, продюсеры, Москва

Светлана Цыганкова, директор по развитию агентства Event Fantasy:

Если коротко говорить об Управлении агентством, то на сегодняшний день на ивент-рынке  две основные схемы – линейное и штабное управление компанией. Это зависит и от стратегии компании, уровня ее развития, количества и  объема проектов, направлений услуг.  В нашем агентстве  мы применяем функциональный принцип. В соответствии с ним в компании четко выделяются следующие отделы:  отдел по работе с клиентами,  креативный отдел, отдел реализации. В компании четко прописан функционал отделов, их взаимоотношения друг с другом, должностные обязанности каждого специалиста. При выходе Агентства на проект создается рабочая группа, куда входят сотрудники этих отделов, как правило,  это менеджер по работе с клиентом, выполняющий функцию координатора, креатор, арт-менеджер, банкетный менеджер, технический менеджер. В зависимости от сложности проекта привлекаются внештатные специалисты- сценарист, режиссер, дизайнер и т.д.  Руководитель группы – сотрудник отдела реализации, который составляет план работы над проектом, распределяет  обязанности, отслеживает тайминг, разрабатывает логистику мероприятия.  

Михаил Климанов, управляющий партнёр ООО «Агентство смелых решений «Мы»:

Согласен со Светланой – вопрос очень широкий, и освещения на семинаре, пожалуй, достоин. Возможно, ивент-комитет при АКМР такой семинар организует в ближайшее время.
Пока что – несколько общих принципов работы. 

По сути, минимальный состав рабочей группы – это два человека. Account manager отвечает за клиентский сервис, а project manager – за ход подготовки проекта. Все остальные – это технические помощники project manager’а, отвечающие за узкие вопросы на мероприятии. Но – ещё раз подчеркну – два профессионала в состоянии провести мероприятие достаточно высокой сложности. При условии полнейшего доверия друг к другу и к подрядчикам.

Чем меньше расстояние от клиента до непосредственного исполнителя – тем лучше. Начинающим компаниям я бы порекомендовал создавать небольшой штат сотрудников-универсалов, каждый из которых способен найти клиента, заинтересовать его, подготовить коммерческое предложение, защитить его перед тендерной комиссией, подготовить и провести мероприятие. Бэк-офис может быть на аутсорсе.

Что касается системы мотивации – то начинающей компании выгоднее брать сотрудников на минимальную зарплату и ставить высокий бонусный процент. Безусловно, с ростом и развитием компании эта «стартовая» структура должна изменяться.

Юлия Медведева, генеральный директор, партнер агентства Show&Motion: 

Структура компании очень сильно зависит от этапа ее развития. На этапе старт-ап компании нужны многофункциональные люди с сильной мотивацией «построить»  своими руками бизнес.  В этом случае мотивация создается:

-  идеей причастности к интересному делу,
-  разделением общих ценностей и миссии будущей компании с идейным вдохновителем проекта,
- перспективой  будущего карьерного роста,
- личное портфолио (получение ценного интересного опыта),
- и в последнюю очередь финансовыми инструментами

В уже развитой  event компании распределение функционала и мотивационная составляющая строится совсем по-другому. Если говорить об эффективной реализации проектов, то необходимы узкопрофильные специалисты, работающие в команде: sales менеджер, account менеджер и project менеджер. Это активная рабочая группа, которую безусловно должен поддерживать бэк-офис: административный ресурс, бухгалтерия, юридический консалтинг и т.д.  На этом этапе развития компании эффективными факторами мотивации я бы назвала:

- харизма лидера команды (насколько он ведет сотрудников за собой),
- удовлетворенность от профессионального уровня работы, как личного, так и работы в команде,
- репутация (уровень и качество реализованного проекта для личного портфолио),
- финансовая составляющая.

2. «Какими качествами и профессиональными компетенциями должен обладать человек, чтобы успешно работать в ивенте? Это вопрос как от начинающих ивенторов, так и от руководителей, которые формируют штат?»

Арина Мартынова, ивент-менеджер, Санкт-Петербург

Юлия Медведева, генеральный директор, партнер агентства Show&Motion:

На мой взгляд, начинающий ивент-менеджер должен обладать следующими качествами: стрессоустойчивость, ответственность (желательно гипертрофированная J), любознательность, инициативность, коммуникабельность. Для меня, как для руководителя, также очень важно, чтобы у человека «горели» глаза.  

Светлана Цыганкова, директор по развитию агентства Event Fantasy:

Ивентор - это специалист по управлению впечатлениями, в котором гармонично должны сочетаться творческая и  организационная составляющие. Креативное мышление и стрессоусточивость, коммуникабельность и высокая работоспособность. Нужно уметь слышать клиента и понимать его насущные задачи/ проблемы и предлагать эффективное решение. А еще нужно уметь планировать, расставлять приоритеты и добиваться поставленных целей, работать с большим количеством информации и  везде поспевать, управлять персоналом, как собственной командой, так и теми, кто привлекается к реализации проекта.

Поэтому когда в нашем агентстве мы рассматриваем кандидатуры, то обращаем внимание на эти качества и предъявляем следующие требования:

- знание рынка ивент-услуг;
- умение правильно ставить цели и задачи, описывать их в технических заданиях; 
- умение презентовать; 
- коммуникативные способности; 
- знание проектного менеджмента и опыт управления проектами; 
- умение работать в команде 
- креативное мышление, творческий подход к делу.

Михаил Климанов, управляющий партнёр ООО «Агентство смелых решений «Мы»:

Существует два подхода к кадрам на рынке. Суть первого: сотрудники должны быть готовыми профессионалами, обладающими всеми качествами, которые перечислили уважаемые Светлана и Юлия. Суть второго: задача руководителя – воспитать штат практически с нуля. Мне ближе второй подход. Так проще получить персонал, преданный компании и своему руководителю, понимающий и принимающий стиль и принципы работы компании как единственно верные и т.д. Но надо отметить, что воспитание моего коллектива завершилось уже достаточно давно – 2-3 года назад в среднем. Есть ли время на подобную педагогическую деятельность у руководителей компаний, только начинающих свой путь на рынке, - вопрос, ответ на который могут дать только они сами.

Нельзя сказать, что ко всем своим сотрудникам мы предъявляем одинаковые требования. Сотрудник отдела продаж должен уметь эффективно продавать. И не важно, в какой сфере у него был предыдущий опыт: продавал ли он страховки, канцелярку оптом, или БАДы. От продажника, как и от бухгалтера, например, странно требовать креативности или нестандартного мышления. А вот ивент-менеджер, специалист по подготовке и реализации проектов, должен быть человеком всесторонне образованным, но при этом постоянно занимающимся самосовершенствованием. 

Впрочем, и у того, и у другого должен быть грамотный устный и письменный русский язык!

1. «Как зарабатывать больше? Какое соотношение вложенных усилий и заработанных денег?»

Андрей Тимохин, PR-специалист, Москва

Светлана Цыганкова, директор по развитию агентства Event Fantasy:

На нашем рынке реклама работает по  принципу рекомендаций. Поэтому успех зависит от того с кем и как мы работаем.
Что касается соотношения, то Закон Парето еще никто не отменял.

Юлия Медведева, генеральный директор, партнер агентства Show&Motion: 

Для того чтобы зарабатывать больше, необходимо в первую очередь определиться с миссией агентства и позиционированием его на рынке:

- какова ключевая компетенция вашего агентства,
- каковы преимущества агентства на рынке,
- целевая аудитория (кто ваш клиент).

Во-вторых, необходимо заниматься финансовым планированием. Тогда Вы четко будете понимать, брать проект в работу или не брать, исходя из планирования рентабельности проекта.

В-третьих, необходимо постоянно развиваться: 

- участвовать в профильных семинарах, конференциях,
- вступать в профессиональные ассоциации,
- перенимать опыт лидеров рынка и иностранных коллег.

И самое главное: для того, чтобы зарабатывать больше, необходимо честно и профессионально делать свою работу каждый день. 

Михаил Климанов, управляющий партнёр ООО «Агентство смелых решений «Мы»:

Коллеги-ивенторы, будем честными сами с собой: мы занимаемся не тем бизнесом, где можно заработать астрономические деньги. За миллионами миллионов – это в другие сферы деятельности.

Но для того, чтобы не думать, как свести концы с концами, нужно помнить, что:

- Деньги платят за то, что покупается. Покупается новое. Значит, нужно постоянно придумывать что-то новое, заниматься трендсеттингом, выводить на рынок новый продукт.
- Деньги платят за качество. Отладьте систему так, чтобы она работала максимально чётко и была удобна для клиента. 
- Деньги платят за имя. Думайте о том, как сделать так, чтобы имя Вашей компании звучало и ассоциировалось с качеством и новыми видами продуктов и услуг. 

Поля отмеченные * являются обязательными для заполнения.